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2更加有效地利用KPI（第2页）

另外还需要注意的是，就算每次测定的都是同一个KPI，但内容可能会发生变化。比如对销售人员的访问次数进行测定时，以前必须与顾客交谈超过5分钟才符合标准，但从今年开始只要递交了名片就算一次访问，当基准发生变化时测定的数字意义也随之改变。如果没有认识到这种变化，只看数字可能会产生出“今年比往年的访问次数增加了不少”的错误理解。

在定量分析和管理会计的领域，必须进行“AppletoApple”的比较才有意义。只有对在相同的测定基准下测定出来的数据进行比较，才能够得到有意义的结果（说句题外话，在进行身体检查时要求前一天晚上8点之后就不要再吃任何东西，不只是为了便于进行胃肠检查，更是为了保证每次的测定条件一致）。

在现实中要想每次都以同样的条件对企业的KPI进行测定确实很难，但在正规的条件下进行测定后，应该将内容准确地记录下来。因为企业里的负责人可能会发生变化，所以尽量不要把这些内容只保留在个人的记忆里。像这样正规的体制有助于日后提高决定的精度。

测定和报告要注重时效性

测定后的KPI数据（根据内容的不同）必须注重时效性。特别是在事业环境变化剧烈的商业活动中，如果收集和报告不及时的话，可能会导致数据失效。

假设为了把握某工厂的生产效率，对每条生产线的生产量、残次品率、库存量等KPI进行测定，测定的结果将用来更新生产流程。

在这种情况下，如果从收集数字到报告总共用了半个月时间的话会出现怎样的结果呢？假如残次品率超出标准，那么这半个月来问题一直都没有得到解决，测定的数据几乎失去了意义。在这个例子中，最好能够几小时，或者每天一次迅速地收集数据并且共享给所有人。

销售方面的当月数据也是一样，与在月末的结算日之后一个月才拿出非常准确的数据相比，在当月的20日就开始收集数据，然后将其乘以1。5倍估算出当月的数据及时公布显然更有意义。

对于财务会计来说，像最终财务报表这样的重要报告确实需要花费几个月的时间来追求准确无误的数据，但对于主要面向公司内部的管理会计来说绝大多数情况下不必追求那样的准确率。关键在于“能够实际应用”的同时掌握好准确度和效率的平衡。

在效率（以及品质）这一点上便利店做得最好。便利店对哪种商品卖给哪个年龄层的顾客之类的数据都有实时监控，并且每天累计。便利店的店长和采购员会根据监控的数据做出“气温下降导致冰镇饮料的销量下降，应该增加热饮的商品种类”“周三附近的食堂休息，应该多准备一些便当”之类的判断。如果不能及时获取这些数据，那么就会错过最佳的上货时机，甚至做出错误的判断。

我再重复一遍，不管KPI设定得多么准确，如果在测定和报告时失去时效性的话，那么效果将会大打折扣。前文中提到过的“只关注必要的内容”，也是为了能够更加迅速地对KPI进行测定和报告，从而在第一时间做出决定。

■思考公开范围

以“可视化”为目的进行思考和测定的KPI基本上以公开为原则，但在实际的商业活动现场，经营者可能不会将测定的所有KPI全都向员工公开。将测定出来的数据向什么人，公开到什么程度，是管理会计上的重要问题。测定出来的数字公开范围仅限科长以上级别的情况十分常见。

从我个人的角度来说，除了那些机密性较高的情报之外，应该尽可能地将数字公开比较好，但不同的经营者对于这一点的看法也不同。

举一个最常见的例子，人事考核的相关指标和个别的人工费等指标，一般情况下普通员工是接触不到的。虽然在世界上也有将这些指标向全体员工公开的企业，但这只是极端的例子，对于一般的组织来说如果真的这样做了可能会导致难以收拾的结果。

在第一章中我曾经介绍过，“Ag”这个词的原意是“说明”，所以如果公开了多余的情报，那就必然会产生出多余的说明责任。

正如我们常说的，“人类是感情动物”。公开所有KPI的测定结果是否会提高全体员工的工作积极性，让他们更加愉快地工作，这件事谁也说不准。特别是一些负面的KPI（比如失误率等）和与人事考核相关的KPI，在公开时要尤其慎重。

在KPI的公开方式上，日本RECRUIT公司的做法非常独特。RECRUIT公司将每个员工的工作业绩都公布出来。或许会有人感到疑惑，“这样一来业绩不好的员工岂不是会因为气馁导致工作积极性更差了吗”，甚至有很多人认为“没有人愿意在这样的组织里工作”。实际上，绝大多数公司都只在领导层公开个人的工作业绩。

&公司为什么采取这样的做法呢？答案很简单，因为明确地公开了业绩数字，所以管理层对员工本人的态度更加温和，并且能够对其进行积极的指导。也就是说，如果没有公开数据的话，经理在与部下面谈时，首先要出示具体的数据对部下进行批评和否定。这方面经常会牵扯经理很多精力。

&通过公开业绩数字，让所有人都意识到自己存在的问题，使经理可以跳过批评和否定的过程，将精力都集中在鼓励与帮助员工上。

但这种方法并不适用于所有的企业。RECRUIT之所以可以这样做，是因为该公司的录用方针（录用有活力且乐观开朗的人）和积极向前不断挑战的企业文化充分地发挥了作用。

管理会计是非常强大的工具，但并不意味着仅凭管理会计就能够解决一切问题。必须思考如何让管理会计与组织的其他要素—人事制度、IT系统、组织文化等—产生相乘效果。