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执行⑤ 应对项目经理权限内无法解决的问题（第1页）

执行⑤　应对项目经理权限内无法解决的问题

（“能够立即展开行动的会议”的5个技巧）

即便在例会上对工作任务的分配进行了调整，大家一起集思广益地想办法，有时候仍然会遇到无论如何都无法解决的课题。

这些课题属于“项目经理权限内无法解决的问题”。

因此，应该立即与拥有解决问题权限的人进行交涉。既然仅凭项目经理一个人的力量无法改变现状，那就应该尽快采取行动。

比如信息系统部门成员负责的工作任务出现了延迟。

在这种情况下，需要与信息系统部门的负责人进行交涉，让他继续增派人手支援项目。

如果对方说无法继续增派人手，那就拜托他用部门的预算将一部分业务外包出去。

如果对方继续说预算也不够，那这个问题就属于连职能部门负责人的权限也无法解决的问题。因此，必须找到拥有更多权限的项目负责人说明情况，寻找解决的办法。

在这个时候，关键在于分清品质、期限、成本的优先顺序。

“如果追加预算将系统开发的工作外包出去，就能够在期限之内完成项目。如果不追加预算的话，就要将期限延长一个月。这个项目应该优先哪一个呢？”

像这样将情况介绍清楚，接下来就要等待项目负责人做出判断了。正如我在第二章中提到过的那样，如何在品质、期限、成本三者之间找到平衡，最终是由项目负责人决定的。

如果负责人说“期限延长一些也没关系，控制在预算之内”，那就照他说的做。

凡是项目经理权限之外的问题，都要找拥有相应权限的人做出决定。这是最基本的解决问题的方法。

除了像上述这样只需要找个别职能部门的负责人进行交涉就能解决的问题之外，还有需要将许多人召集到一起通过会议讨论才能做出决策的问题。

比如，某个问题存在多个拥有权限的人，或者必须邀请企业外部的人来提供建议才能做出判断等，都属于这种情况。

在这种情况下，务必要在会议上当场得出结论，并且在会议结束之后立即开始行动。

日本的企业经常召开讨论了半天却没有做出任何决定的、浪费时间的会议，一定要避免出现这种情况。

接下来，我就将为大家介绍“能够立即展开行动的会议”的5个技巧。

这些技巧当然也能应用在例会上。

能够立即展开行动的会议的技巧

1　召集所有拥有决策所需“权限”和“信息”的参与者

2　明确会议的议题，事先与参与者共享

3　将会议内容分为“报告”“决定”“待定”

4　明确“谁”“到什么时候为止”“做什么”

5　在会议的最后，全员共享会议记录

（在会议记录上写明“分发对象”“出席者”“制作者”“制作日期”）

能够立即展开行动的会议的技巧①

召集所有拥有决策所需“权限”和“信息”的参与者

做决策需要“权限”，而做出判断则需要“信息”。

因此，要想在一次会议上当场得出结论，就必须让拥有必要权限和信息的人都出席会议。

也就是说，让“什么人出席会议”是会议的关键。

“关于这件事，必须让信息系统部门、营业部门、合规部门的负责人全部到场才能做出判断。”

“关于这件事，必须找外包公司获取信息才能做出判断。”

这样思考是为了找到得出结论需要的权限和信息，然后逆推出应该邀请哪些人出席会议。