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第十章 思考在财务控制中的应用（第1页）

第十章思考在财务控制中的应用

统计是商业速记——保留记录只有两个原因：第一，能够在商场上持续经营下去；第二，尽可能有效地开展业务——在商场上生存的三个必要条件——通过统计控制利润——商品管理——可盈利的业务和社会的繁荣

在现代社会中，统计已经成为一种被广泛接受的工具，然而我们却从未静下来问问自己：统计究竟是什么？统计之于商业就相当于数学之于逻辑学——它是对理念的速记，也是一门整理这些理念的专门技术。使用速记的好处显而易见——节省时间，然而在速记中所包含的整理理念这一专门技术优势却值得我们进一步研究。

首先，我们可能会提出这样一个合理的问题：“企业为什么要通过速记或者其他方式来保留记录呢？”这样做有且只有两个原因。我想知道现在成千上万收集数据和进行数据统计的人之中有多少人能毫不犹豫地告诉你这两个原因，但是所有从事统计工作和以此谋生的人都应该能够说出这两种原因来证明他们产生的劳动成果。还有很多以统计数据作为他们重要决策的基础的人也应该能够做到这一点。如果你试着像我这样去询问很多人这个问题，你可能会很惊讶地发现能够回答上来的人并不是很多——尽管正确答案只包括两项。

如果用商业术语来回答，收集统计数据的第一个原因是为了能够在商场上持续经营下去；第二个原因是为了尽可能有效地开展业务，从而经营更长的时间，且获得更大的利润。如果用非商业术语来说，统计的两个功能就是使某种活动得以运转，以及改进这种活动。重要的是不仅要知道这是统计数据之所以存在的两个原因，即两种功能，而且在使用统计时，明确正在应用它的哪一项功能同样也很重要。如果指定记录下的统计数据完全属于第一种功能，那么接下来就可以对保存下来的所有统计数据进行管理，也就是说，根据统计数据存在的唯一原因有可能或者实际上是否属于第二种功能的程度来选择保留或者弃用，即可以不采纳存在目的仅仅是改进某种活动的统计数据。

许多企业都会收集并试图使用超出合理范围的统计数据。它们这样做通常出于一个模糊的希望：“它们迟早会派上用场。”这是不可原谅的错误。如果一家企业已经建立了可以证明自己能够持续经营所必需的统计数据记录，那么除此之外每一个额外的记录上都应该附加举证责任，以表明该数据能够或将要为改善经营发挥积极作用。倘若这样来衡量，恐怕成批的统计数据记录都应该被推到焚化炉中烧掉。因为这样不仅可以省钱，更重要的是可以节省时间和避免不可估量的混乱。如果企业的高管做出了恰当的问题优先级排序，那么很可能的结果就是迅速丢弃多余的记录，从而节省时间并将注意力放在值得投入的问题上。

保留不需要的记录是严重的过失，但保留太少的记录同样也是严重的过失。即便在统计学领域，你仍然会发现在两个极端之间应用亚里士多德的中间路线也是可行的。你保持的记录必须既不能太多也不能太少，必须以恰当的方式保持恰当的记录。

几年前，我在这方面有过一次有趣的经历。当时有两位非常称职的高管去拜访另一家在其他城市的同行公司，这两位高管来自一家组织管理很缜密的公司，他们拜访的目的是交换数据和信息。结束几天的访问之后，他们回到自己的公司提交了报告，他们说：“我们陷入了非常令人困惑的境地。我们对自己感到满意的是，另一家公司对经营业务的了解程度应该不如我们公司。他们违反了我们所认为的维持生意兴隆的一些基本原则，而且往往并不知道自己违反了这些原则。他们保留的记录非常少。他们冒着各种各样的风险。他们在理论上非常马虎，在执行上也非常草率。他们展现给大众的形象很好，也就是说普通的外行人并不能看出他们的不足。但如果任何真正了解这个行业的人去看一看幕后的本质，并像我们这样分析他们的表现，就会发现他们并没有太多值得尊重的地方。尽管如此，他们的业务量小于我们的公司，而净利润率却大于我们的公司。现在我们要提出的问题是：你是愿意在业务经营上既高效又科学但赚取的利润比较小，还是愿意既低效又不科学地经营但赚取的利润更大呢？”

这是一个难题。实际上，这个高效运作的公司的利润在过去的几年里一直低于合理水平，与其作对比的那个公司的利润更高且处于合理的、高得并不过分的水平。对于那些获益的直觉守旧派来说，这似乎给他们提供了一个相当有说服力的论据来反对现代的也可能是伪科学的管理学派。处于效率高利润低状态的这个公司意识到，淘汰作为科学管理方法支柱的那些保存记录中很大一部分数据，将大大有利于缩小这两个公司之间的利润差距。

这个公司的最终决定在我看来是一个基于充分理由的很好的决定，公司既不会淘汰任何记录，也不会在致力于科学管理的道路上有半步退缩。他们以非常现实的方式做出了这一决定，也就是说这个公司已经意识到在资本主义社会中，衡量一个私营企业成功与否的标准是企业产生的利润。换句话说，他们决定保留现有的方法，是因为相信这些方法更有利可图。这听起来像是一个需要解决的悖论。这家公司用两个聪明的答案解决了这一悖论。

他们说：“首先，如果你想要对比科学管理和非科学管理之间的优势，那么你进行比较的时间长度是非常重要的。如果对比的是过去十年而不是过去两年，那么我们只是微微处于劣势，而不是处于非常不利的状态。但如果你将这个对比放眼于未来而不是过去，并预测一下我们未来25年而不是未来十年的利润，然后再和那家公司的利润相比，我相信这个答案是毋庸置疑的。我们产生这个想法的原因之一是，我们并不认为那家公司25年之后还能继续经营下去，我们预计由于不科学的管理方法，他们会直接破产。我们认为记录的不足会使他们走向终结，而这只是管理不科学的一个方面，然后再加上他们类似中世纪的陈旧人事政策，以及那些从《爱丽丝梦游仙境》这种童话故事中衍生出来的制定政策的方法，我们完全有理由相信对他们将更早倒闭的预测是正确的。”

这是一个非常好的答案，不过他们的话还没说完。他们还有下面这个我认为堪称一言中的的答案。他们继续说：“我们认为比较过去十年的利润，对于我们来说是有些丢脸的，而比较过去两年的利润则是很可耻的。我们认为这种令人不快的比较不应该归咎于我们使用了科学的方法，而要归咎于我们的使用不当。”他们认为在处理公司事务时坚持科学原则是正确和恰当的，无论进行哪一年的利润比较，科学原则都应该是获得更多利润的工具。最后他们总结道：“我们没能获得更高的利润，除了因为在某些具体运作上我们曲解和误用了本质上完美无缺的科学原则之外，没有别的原因。”

这是一段很好的逻辑分析，它涉及通过揭示事后归因谬误来驳斥一个错误观点。你可以回忆一下我们之前在“更好地思考的基本规则”那一章结尾曾经谈到过注意不要犯这种错误。这些高管也用同样的方式驳斥了这种错误观点：既然遵循科学的原则带来的利润低，那么科学的原则就是低利润的诱因。

令人欣慰的是，该公司经过正确的逻辑分析后，采取了恰当的行动，而今天它的盈利结果显示出了大幅度良性修正的积极成果。

我说过企业应该把维持经营或改善经营的目的作为保存指定记录的依据。如果他们认真而且实事求是地进行这一分类，那么他们可能会对用于第一目的真正必要的记录是如此之少而感到震惊。

支付账单是企业在商场上持续经营下去必须要做的事情之一。复杂的组织会设立专门的“应付账款”部门来履行这一职能。令人惊讶的是，在通常的应付账款部门中有如此多的业务操作竟然完全和支付公司债务这一基本职能没有任何关系。

另一件企业维持经营必须要做的事情是在发薪日支付员工工资。大多数公司会设立所谓的“薪酬办公室”来履行这一职责。除了要如期正确地支付薪资之外，通常薪酬办公室经手的其他业务也非常之多。

企业在商场上持续经营下去的第三件必须要做的事是收取交付货物或所提供服务的款项。这种在某种程度上会招人不悦的业务通常由一个叫作“应收账款”的部门来承担。这个部门也有个奇怪的地方，那就是你会发现很多事情从表面来看和收账没有任何关系。

目前来看，这些所有无关的业务流程可能是完全合理和明智的。但必须认识到这重要的一点，严格来讲，这些业务流程对于企业的持续经营并不是绝对必要的，因此它们应该被质疑。如果不是为了第二种目的也就是改善经营，那么它们就不应该被如此安排。如果它们改善了企业经营，那么我们就应该追问一些问题：它们是如何改善经营的，是通过无形的还是有形的方式？它们是在减少开支、增加毛利率、扩大规模、改善管控等方面发挥了作用还是提供了理想的预防企业经营不善的措施？这是5种可以证明自身价值的方式。如果它们涉及5种方式的一种，那么它们做到了什么程度？它们的代价是什么？最后的结果是否保证了成本？所有这些都是常识性问题，不需要任何逻辑知识就可以回答。精通逻辑的人肯定会问这些问题，其他人则可能会问，也可能不会。但值得注意的是，包括很多企业高管在内的大多数人都不会这么问。大多数工业工程师会在素未谋面的情况下承诺任何客户，表明自己可以做到降低10%的费用，来收取一定的报酬。他们这样做之所以没有风险就是因为他们做到了刚才我说过的那样。这简直是唾手可得的事情——你不会失手的。

我已经努力让你了解我说的第一种统计记录分类对于企业的生存是非常必要的。现在让我们再来看一个例子，我认为这个例子足以说明统计记录还是改善企业运行的基本工具。我把这样的记录叫作“利润控制”，现在我想向你解释为什么它是必要的，以及在大型百货商店它是如何发挥作用的。

正如它的名字“利润控制”所表明的那样——这是一种控制利润的统计方法。例如，一个商店的店主每年都会通过出售货物赚取一定数量的美元。但这些钱只是暂时留在他的手上。他必须拿出其中大部分钱用来支付两项费用：商品成本和经营成本。这样的人被叫作“店主”是非常恰如其分的，因为他的确经营着一家商店。然而，他并没有资格被称为“商人”，除非他的商店经营一年后在他手上流通的钱能够以固定的份额的净利润的形式留下来。让我们假定3%的销售额作为商家为服务群体提供的独有服务所付出努力的适度回报。

现在让我们审视一下这个店主在新的财政年度开始时对自己提的要求：“今年，无论如何，我都要经营得不错，而且毫不吝惜地为社区提供零售服务，最终还要得到我认为应得的那3%的利润。”那么要确保这一目标的实现，他需要做哪些事情？