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掌握好GTD工作法（第1页）

掌握好GTD工作法

在把握重点的时候，往往离不开一个因素——时间。时间是衡量一件事情是否重要的关键因素，虽然二者之间不能直接对等，但是时间的消耗和事情本身的性质密不可分。而且有关时间的正确使用与合理分配，同样会对事情的重要性产生很大的影响。正因如此，很多时候使用科学合理的时间管理方法能够有效帮助人们把握重点。

比如在很多时候，人们总是发现自己一整天都在忙，或者很长一段时间内都在忙，可是具体在忙些什么可能连自己也不清楚，具体做了什么很重要的事情也没有什么印象，或者说根本没有做什么有价值的事情。有时候人们被一些琐碎的小事缠绕，而忽略了那些更为重要的大事。有时候，人们又会因为缺乏计划性而经常盲目冲动行事，导致工作效率低下。

在面对这些情况时，最重要的就是梳理自己的工作及工作时间安排，看看自己是否将时间运用到最重要的事情上。这个时候，人们可以借助一些比较科学有效的时间管理方法和工具来解决这类问题，其中GTD工作法就是一个非常实用的工具。

GTD的全称为GettingThingsDone，它源于效率管理专家戴维·艾伦所写的一本书《尽管去做》（GettingThingsDone），戴维·艾伦经过多年的实践和建立在实践基础上的理论分析，创造了这一套出色的时间管理工具。这套方法的核心理念就是五个重要步骤：收集、整理、组织、回顾、行动。

其中收集是指人们将自己所想到的但没有去做或没有能力完成的事情罗列出来，放入电脑文件夹、纸张、U盘、工具箱等工具中，确保所有相关的工作被记录和收集起来。这样做的目的很简单，就是充分解放大脑，帮助大脑从烦琐的记忆中解放出来，全力进入思考和分析状态。在收集信息的过程中，人们可以对自己的所有计划和行动来一次总结，从而初步掌握哪些事情是重要的，哪些事情做得不够到位。

当所有事情收集完毕之后，就可以相应地进行有效整理，所谓的整理就是为了对信息进行区分，然后想办法清空文件夹或者工具箱。在区分的过程中，执行者需要设定一个简单的划分标准，即按照2分钟的处理时间来划分事件的重要性和复杂性，一般来说，那些在2分钟内就可以顺利完成的事情应该立即着手完成。而超过2分钟的工作需要进一步延迟，执行者可以对其进行合理分类——用作参考资料或者当成信息垃圾处理，或者用于下一次工作当中。真理的本质就是一次有效的删减，它可以按照设定的标准，将很大一部分信息提前处理掉，可以将一大批信息进行合理归类，避免信息的混乱和烦琐。

信息整理工作初步完成之后，执行者需要对没有处理的信息进行重新组织，看看相关信息是用作参考资料还是当作垃圾处理，抑或是下一步的行动所需，垃圾信息可以直接处理掉，参考资料则应该建立文档管理系统，成立一个完善的资料库，而下一步行动所需的信息则要划分成下一步行动清单（下一步要做的事情和步骤）、等待清单（委派他人去完成的工作）和未来某天清单（延迟处理且没有具体期限的信息）。组织是整个流程中最重要的步骤，也是一个突显出重点信息的关键环节，它的存在使得整个时间管理过程变得更为合理、明确。

组织之后就是回顾，即对之前的工作进行检查，回顾和检查的具体目标就是那些“行动”、“项目”和“等待”的事项，确保相关目标进入系统内运作，并保持及时的更新。回顾的作用非常大，它是一个警报器，也是一个监督体系，可以督促执行者认真对待自己的工作，按照科学、合理的方式来安排自己的工作，确保自己不会在那些最重要的事情上放松，不会半途而废。

回顾带来了更多的约束和稳定，而回顾之后就可以立即采取行动，将之前整理和组织好的事情付诸实施，可以说行动是将整个GTD方法从理论推向实践的关键环节。行动并不是盲目的，它建立在前面几个步骤的基础上，对时间安排、精力分配、任务重要性的划分都有所考虑，然后结合这些要素去做事。

管理学家戴维·艾伦在《尽管去做》一书中对整个流程做了一个精简的介绍：“把所有事情都从你的脑袋里弄出来。在事情出现时就做好相关行动的一系列决定，而不是在事情爆发的时候。以合适的类别组织好你的项目的各种提醒以及下一步行动。保持你的系统更新和完整，及时进行回顾，使你在任何时候都能信任你的系统和对任务的处理。”

可以说，借助GTD工作法，人们可以对信息进行合理分类，可以清晰地了解工作的重点和要点，可以合理地安排工作的计划和节奏，保证人们可以科学、合理、有序地推动自己的工作，并尽量确保工作效益和时间利用率的最大化。

GTD工作法一直以来都被认为是时间管理的经典方法和工具，在管理时间方面效果很好，多年来一直深受大公司的欢迎，普通人完全也可以按照这个方法中的五个基本步骤对自己的工作进行分析和整理，让自己的行动更加轻松，也更加有针对性。