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06 远程办公收发消息（第2页）

一般来说，通过电话和文字消息来拜托别人完成一项紧急的工作，要比直接面对面拜托对方更难一些。大家可以想象一下，当你突然收到邮件或是消息，上面写着“这个工作交给你行不行”的时候，你会怎么想？再想象一下，当对方站在你面前，跟你说“这个工作我想拜托你”的时候，你又会怎么想？在这两种不同的场景下，我们的感受一定会有很大的区别。

当我们在跟对方面对面交谈时，除了语言以外，还会使用表情、肢体动作和态度等“非言语交际”来表达自己的感受。在这些因素的影响下，对方也会更容易接受我们的话语。反之，如果用邮件或是消息来表达的话，语言就很容易失去温度，变得强硬起来。

在我们接到工作任务后，必然会需要向自己的下属下达指示。但是在这种情况下，不同的态度往往会使对方的感受产生巨大的差别。比起不由分说的“命令”，大家都更希望对方能够尊重自己的意愿，用更温和的方式来提出“请求”，如“这个工作我想拜托你，如果你觉得困难的话可以跟我说”。加上了后半句，就相当于给对方留了余地，让对方可以考虑一下。

“行不行”这样的问法只能用“是”或“否”来回答，属于“封闭式问题”，是我们在沟通与交流中最应该避免使用的一种表达形式。这样的问法很像是在逼问对方，特别是在发邮件或消息的时候一定要避开，否则很容易引发矛盾。

第69条

当你希望对方快点完成工作时

我之前在一家公司为员工做心理咨询时，曾经听到过这样的倾诉—“同事觉得我工作进度太慢，一直给我发消息催我快点，使我整个人都陷入了焦虑之中”。

由于对方一开始就说这个工作比较急，所以她也感到很有压力。结果接下来她就收到了对方一连串的消息轰炸，一会儿问她“怎么样了”，一会儿催她“赶快”，这些消息更是让她的焦虑火上浇油，效率变得更低，本来能很快完成的工作也变得更费劲了。

想来，催促她的人应该也是有自己的难处。但是在这种情况下，应该先把截止时间明确地告诉对方，如“下午五点开会的时候要用这份资料，所以必须在那之前完成”。另外，“怎么样了”这样的问法也显得像是不信任对方，还是换成“可以把进度告诉我一下吗”，用请求的方式去询问对方比较好。

当我们拜托别人完成一项紧急的工作时，如果不事先把截止时间说清楚，就很容易出现这样的问题。我们以为只要告诉对方说“这个工作很急”，对方就会把这个工作放在最优先的位置上，然而对方却打算先做完当前手头上的事，然后再去处理这项工作。

每个人对工作优先级的看法都会有所不同，所以大家一定不要忘记跟对方确认截止的时间。

第70条

当你在回复别人的消息时

当越来越多的企业开始使用聊天工具作为联络手段时，很多人都反映说自己“受不了发消息语气太过亲昵的人”。这种类型的例子有很多，其中最常见的就是用波浪线延长句尾，如“好~知道啦~”或者“嗯嗯~”。

发这种消息的人也许是想要让自己的语气更柔和一些。但是有的人却认为工作场合应该用严肃的态度来对待，因此，当他们收到这样的消息时，会有一种自己被对方轻视了的感觉。我还听说过有的人收到这样的消息后，决定用格外正式的措辞来回复，结果对方回消息的语气依然很不正经，使他更加恼火。

另外，还有的人曾经用表情包来回复自己的上司或前辈，结果遭到了对方的训斥。虽然有的人可能并不在意这些，但我认为工作上的交流还是用严肃的态度来对待比较好。如果我们能够用平等的态度去对待所有人，那么一定会更容易赢得他人的信赖。

在远程办公中，公私的分界线很容易变得模糊不清。因此，我们更是需要把对待工作的态度和平时的态度分清楚，这样才不会不小心触碰别人的底线。

还有一点需要注意的是，当我们在回复同事或是下属的消息时，可以直接说“知道了”，然而如果是回复上司或是客户的话，最好还是改成“我明白您的意思了”比较好，这样就不会给对方留下不礼貌的印象。

第71条

当你想要确认对方在家的工作进度时

当一个人怀疑别人在家里没有认真工作时，说话就很容易变成“质问”的语气，比如前文中提到的“你刚才在干什么？为什么不接电话”。当我们想要确认对方的工作进度时，如果一上来就问“你今天都做了哪些工作”，很可能会令对方感到有些不快。

事实上，这种“偶尔想到了才问一下”的行为本身，就是平日里没有建立好沟通机制的证明。养成“报告、联络、商量”的沟通习惯，对公司的业务管理来说是必不可少的。

例如，如果我们事先规定好，让员工在每天上班后和下班前分别汇报一下当天的计划和计划的完成情况，那么就不必再在工作的过程中反复询问，可以省掉不少的麻烦。

完成同样的工作，有的人可能需要30分钟，有的人可能需要一个小时，因此，让员工不定期且事无巨细地进行汇报，其实并没有多大的意义。如果固定以一个工作日为单位来汇报工作进度，那么彼此也都能够节省一些时间和精力。

有些公司即使是在远程办公模式下，业务的开展也依旧井然有序，而有些公司在远程办公中却会频频遇到问题。这两种公司的区别，其实就是员工之间是否建立起了牢固的信赖关系，能否做到相互认同、相互信任、相互依靠。

当公司内的员工之间建立起了牢固的信赖关系后，大家就会负起责任，自主地推进工作，不需要再去做多余的沟通。反之，当一家公司在远程办公中问题不断时，或许就应该先思考一下是不是在员工之间的信赖关系上出现了问题。

第72条

当别人给你发邮件道谢时

当我们在使用网络与别人交流时，有时会不小心用到一些不合适的词，虽然我们的本意是好的，但却可能会踩到对方的雷点。比如我在前文中也提到过，“好”虽然是一个褒义词，但听上去像是在评价别人，可能会给对方留下高高在上的印象。

在上司对下属、前辈对后辈、老师对学生说话的情况下，使用“那就好”这样的表达方式并不会有什么问题。但如果反过来，对自己的长辈、上级或是客户这么说的话，对方就可能会觉得自己被别人看扁了，感到有些不快。

我们在和同事交谈时也同样需要注意这一点。原本大家在公司里的级别是相同的，而如果我们对对方使用了这种评价式的词，对方就可能会觉得自己的地位遭到了压制。

因此，当我们收到别人的道谢，想要用积极的话语来回应时，最好还是说“能帮上忙我很高兴”。这样的回复方式要比“那就好”更礼貌一些，如果能够养成习惯的话，一定会使人际关系变得更加和谐。

除此之外，有些人还喜欢在邮件的结尾写上“值此季节交替之际，请您多注意身体”。虽然他们也是出于好意，但这样的说法反而会加重对方的担忧与不安。如果换成比较积极的说法，如“值此季节交替之际，希望您身体健康”，就会给对方留下更好的印象。

第73条

当你说话经常会中英混杂时

有些人认为在工作中使用英语可以让自己显得更加干练，然而这是一个巨大的误解。

如果是“meeting”“boss”这种大家都懂的单词，那问题还不是很大，但如果是在文字中夹杂着一些专业用语或是流行词，那么就会有许多人无法立刻读懂，给人留下不通人情的印象。大家在使用英语单词时也应该多留意一下，想一想自己写的内容是不是只有一部分同行能够理解，普通人是否能够读懂意思，自己有没有在自说自话。

“这次的fix有点慢，让您等了这么久的response，真的非常抱歉。之后我会把agenda发给您，请您做一下assign。”—想象一下，当你接到了这样一封邮件时，是否能够立刻理解对方的意思？相信很多人都会感到一头雾水，甚至可能会根据上下文推测出完全不同的意思，误会了对方的意图，引发矛盾和纠纷。

因此，大家在发邮件时最好还是用中文把意思表达清楚，比如上面这封邮件可以改成：“这次做决定有点慢，让您等了这么久的答复，真的非常抱歉。之后我会把日程安排发给您，请您安排一下各个项目的负责人。”

如果我们在文本中使用了对方不认识的词，那么对方在阅读的过程中还需要去查这些词的意思，花费更多的精力和时间。有的人一气之下可能还会回信抱怨说：“以后能不能不要再用这些乱七八糟的词了。”在撰写工作邮件时，最重要的就是把自己想要表达的内容快速且正确地传达给对方。