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10 巧妙与接待员相处（第1页）

10巧妙与接待员相处

面对现实吧！列一个你想在生意场上认识的人的名单，跟客人打电话时提前做好计划，准备好说辞，即使他们永远也不接你的电话，这都没关系。联系他人的困难主要体现在要真正地联系到一个人。要是你联系的人是大名鼎鼎的人物，他会有一连串保护设置的语音信箱、无效邮箱，以及专门负责防打扰的助理。这种情况要想取得联系，简直难上加难。

那么你如何打开沟通大门？

首先，选择跟接待员做朋友而不是敌人，并且永远不要注意他们的劣势。很多行政助理都是他们老板的低级合伙人。不要把他们看作普通的“秘书”或“助理”。事实上，他们是联系人，是生命线。

每次我试图跟行政助理周旋时都会输。就像我们儿时的游戏：石头、剪刀、布！而在这场游戏中，玛丽?阿布多（MaryAbdo）教会我，“联系人”胜过一切。

玛丽是德勤CEO帕特?罗康托的助理，起初我们相处得很好。我还记得曾经有一次与帕特和玛丽共进晚餐。晚餐结束后，玛丽要提前离开，所以我送她出去，看着她上车。第二天，我给她打电话表达我对前一天安排晚宴的谢意。

显然，人们似乎很少打电话感谢玛丽所做的事，而我的做法让她很开心。她甚至在第二天早上就跟帕特盛赞她有多么喜欢我。

玛丽就像是给我的惊喜：有趣且充满活力，在她身上发生了很多美好的故事。之前在德勤时，每回给帕特打电话，我都会额外用几分钟跟玛丽闲聊。“玛丽，跟你聊天真愉快！”想想过去，我跟玛丽的友好关系是我能够轻松联系到帕特的一个重要原因；而我与帕特的友好关系也是我日后生意场上最重要的一段关系。

然而我们的关系有一段时间也发生了变化。那时，我刚刚升职为市场部主管。

我有一位专属的全职行政助理，名叫詹妮弗。詹妮弗是我心目中完美的行政助理：聪明、做事有条理、高效。我们相处也很愉快。但是有一个问题是她跟玛丽相处得不好，应该说一点也不好。

玛丽是行政部门的主管。没多久，詹妮弗和玛丽就发生了严重分歧。詹妮弗坚持己见，拒不让步。而我却总想着她们能够和解。

“纯粹是玩弄权力，她就是在浪费我的时间！”詹妮弗抱怨道。

我想支持詹妮弗，我认为她的抱怨和解释是比较合理的，但这只是她的一面之词。于是，我劝说詹妮弗在这段关系中要多包容一些。有一天，我被迫卷入两人的另一轮较量里。后来我问玛丽是否能够在这段关系中多一些让步和包容，努力修复与詹妮弗的关系。

玛丽并没有听取我的建议。没过多久，我与帕特见面越来越困难。过去很容易就能绕过层层通报，现在想绕过去却不可能了。我的报销账单也需要更加仔细的检查，这用去了我很多时间；而詹妮弗也顶着更大的压力，从而导致她的表现更糟。

我受够了！于是去了帕特的办公室，直截了当地说：“玛丽，事情到此为止吧！”

我之前还会认为玛丽会伤心——啊呀！跟她之前的愤怒比起来，她现在平静多了！

有一段时间，办公室的时光对我来说就是个噩梦。

终于，帕特把我拉到一边，说道：“基思，整件事你就没有处理好。现在这一堆烂摊子让我的生活都变糟糕了。你好好想想，我了解到的所有信息还有你的那个行政助理的事情都是从玛丽那儿知道的，我真不想处理这种事情。第二点，你一直以来的表现都很愚蠢。玛丽非常喜欢你，一如既往地喜欢你。就算是帮帮你自己，帮帮我。不惜一切代价，要跟玛丽把这个事情处理好。再有这些类似的问题，你要知道这里是她的地盘。”

从个人角度来说，我一直很喜欢而且很尊敬玛丽，但是现在我学到了一件事，那就是像玛丽这样的助理，力量真的很强大。秘书和助理不仅仅是老板的联系人。如果能跟她们和谐相处，她们会是值得信赖的朋友、支持者，甚至更私人一点，是你的生活秘书。

有一天，像玛丽效忠帕特那样效忠于我的詹妮弗来找我提出辞职。她说：“听我说，我很痛苦，如果一切都不理清楚的话，你的事业也会陷入危机。”那是一个非常亲切而又令我惊讶的姿态，也是一个詹妮弗重塑理智的机会。我向她保证会帮她找另一份工作（的确，她很快就找到了），而如今我们依然是很好的朋友。

我在招聘下一任助理时，做了两件事。首先我请玛丽提前留意一下所有候选人，选出她最中意的人，而我尊重她的第一选择。其次，我还告诉我的行政助理要按照玛丽的吩咐和指导做事。没多久我也和玛丽重归于好。帕特说得对，玛丽的确很喜欢我，我也更加了解玛丽的职责。帕特也重新开始收到我的信息，每个人的生活都变得简单了。

在一个机构单位里，接待员很重要。尤其是你外出工作时，他们显得更加重要。

几乎同一时期，《新闻周刊》（Newsweek）的广告销售代表肯特?布罗西尔（KentBlosil）来我的办公室推销产品，期望双方能够合作。当天共有二十位广告销售员，他便是其中的一位。但是我有一位媒介代理的媒介采购员，他是我们专门付钱请来负责帮我处理这些会面的。我的一条原则就是绝对不见广告销售代表。

肯特与他人不同。他深知接待员的影响力。

肯特每星期都会给詹妮弗打电话，态度谦恭有礼。偶尔还会送詹尼弗一盒巧克力，一束花或其他礼物作为惊喜。尽管我的行政助理推荐肯特与我见面，但是我还是找不到理由去接见肯特。

然而詹妮弗很坚决，数次在我不知情的情况下安排与肯特会面。每次我都取消了。但她还是不停地把她的“好朋友”安排到我的工作计划里，因为她觉得肯特与众不同，比其他人更有创意。