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12 社交软件和邮件（第1页）

12社交软件和邮件

现如今，无论是在商务场合还是在日常生活中，人们都会经常使用社交软件和邮件来互相联络。然而在使用过程中，有很多问题也不容忽视。由于社交软件和邮件上的联络与实际面对面谈话相比信息量要更少，所以很容易引发误解。

我们在工作中发生失误需要跟对方道歉，或者是想要跟对方说一件容易让对方感到沮丧的事情时，有时会很难说出口。此时，如果我们选择用社交软件来告知对方，其实很难表达出足够的诚意，很容易引发矛盾。本来是想要用社交软件或者邮件来让自己更加轻松，结果可能反而会踩到地雷，让事态进一步恶化。

在使用邮件和社交软件时，大家一定要记住三大原则。一是在双方发生纠纷时，要尽量采用当面对话的形式。二是尽量将否定的表达方式换成肯定的形式，比如将“请不要……”换成“请……”。三是要注意将自己的要求表达清楚。比如“请尽量在本周内答复我”这样的说法会给对方留下拖延的余地。此时如果说“请xx日前给我答复，如果有什么问题可以随时联络我”，就可以给对方一个明确的期限，如果对方有异议的话，双方也可以尽早调整。除了这些之外，还有一点要多加注意，那就是一定不要在聊天中批评别人，或者说别人的坏话。

第103条

对方不一定会记得你“之前”或是“上次”说过的内容。

当我们给别人发邮件询问某件事时，对方如果在回信中写道“之前我已经告诉过您……”，大家看到会不会觉得有些恼怒？相信很多人都有过类似的经历吧。这句话其实相当于埋怨对方“我之前已经跟你说过了吧？你怎么还不知道呢？当时不确认一下吗”，会给人带来无声的压力。

如果双方之前的往来不是很多，就算对方说“之前”或者“上次”提到过，我们一下子也很难回想起来，只能去翻以前的聊天记录。这样费时费力的做法会让人更加郁闷。

在对方发来邮件询问时，为了体现对对方的尊重，我们应该将姿态放低一些，告诉对方“很抱歉，可能是我之前说得不够清楚”，然后再重新跟对方说明一下，或者将之前发过的邮件重新发送一遍。在重新发送时，最好告诉对方“我会将xx月xx日发送过的邮件重新给您发送一遍”，这样更方便对方查看，同时也相当于是委婉地告知对方我们的工作并没有出现失误。

不要总觉得对方会马上领会自己的意思。在沟通时一定多为对方考虑，这样应对起来才能更加体贴周到。

第104条

对时间的表述如果含糊不清，只会给对方带来困扰。

在沟通和交流中，如果时间安排和数字的表述不够清晰，很容易给对方带来困扰，甚至引发纠纷。

相信大家在工作上的交流中都遇到过“最近几天我会联系您”“以后我再跟您联络”或者“我再考虑一下”之类的表达方式。这样的表述只会让收件人感到困惑，心想“最近几天是哪一天”“以后是什么时候”，甚至导致其他工作的日程安排也无法确定。很多人都没有认识到这种含糊不清的说法会给他人造成严重的困扰。

除此之外，邮件中经常会出现的“本周内”这个词也经常会让人摸不着头脑。有的人觉得“本周内”是到周五为止，而有人会以为是到周六甚至周日。所以，如果不具体写明“本周五前我会联系您”，就很容易让对方产生误会。类似的，“今天内”这个词也是同理，下班时间的18点和午夜24点之间就相差了整整6个小时。如今大家的交流大多是在网上进行，每天24小时都有可能接到联络，因此更需要多加注意。

由于这样的表达方式有可能会引发诸多误会，所以大家一定要将自己的想法落实到具体的数字上，这样才能避免引发更多纠纷。将自己的意愿表达清楚后，最好再加上一句“您觉得这样的日程安排可以吗”，来征求一下对方的同意。

第105条

不要找借口说自己有多么忙。

有些人在没有及时联系或回复别人时，会借口说自己很忙，比如“我最近手忙脚乱的”，或者“我现在手头事情有点多，之后再跟你联系”。然而听到这样的说法，对方很可能会心想：“这年头谁不忙？”“就不能先处理完我这边的事再去忙别的吗？”

“手忙脚乱”这个词很容易给别人留下不够稳重、做事缺乏计划性的印象。“现在手头事情有点多”这样的说法也是一样，用“很忙”来当借口其实很难取得对方的理解。越是试图将自己的行为正当化，越有可能只会起到反效果。

而反之，在没有及时回复消息时，如果不用“很忙”作为借口，而是坦诚地向对方表示歉意，则可能会给对方留下诚实可靠的印象。比如此时我们可以说“由于工作失误，我未能及时回复您的消息，实在非常抱歉”。如果希望对方能够等一会儿，可以先将具体的时间安排告诉对方，比如“请您稍作等待，本周五前将会给您具体的回复”，这样对方也更容易接受一些。

用“很忙”来做借口，相当于是告诉对方“我还有其他优先度更高的事要做，你只能排在后面”，只会使对方感到不快。这种表达方式是不会为对方考虑的典型案例之一，大家平时一定要养成习惯，少说为好。

第106条

总是说“请允许我……”，会显得很想让别人感恩戴德。

如果看到有人在邮件中反复说“请允许我……”，你会不会觉得这个人很想让别人对他感恩戴德？别人明明没有提出什么要求，此人却在邮件中反复说“请允许我来给您回信”“请允许我来联络您”“请允许我考虑一下”。收到这样的邮件，您会不会感到有些火大？

“请允许我”是一种谦逊的表达，用来表示自己的行为是在对方的许可下进行的。

例如，我们生病时向领导请病假，得到了领导的许可，我们可以说“谢谢您允许我休假”。但是频繁使用这样的说法会产生违和感，所以大家要注意平时多变换一些其他的表达方式。

当我们想要表达“自己要做某事”时，可以直接说“我来给您回信”“我来联络您”或者“我去拜访您”。对对方使用尊称“您”，已经表达出了礼貌的态度。

很多人误以为“请允许我……”会显得更加礼貌一些，更能够表示出对对方的尊敬，所以会经常反复使用。这一点，请大家一定要多加注意。

同样的，“请问您觉得这样可不可以呢”这样的问法也有些过度礼貌。如果想要跟对方进行确认，可以直接问对方“您觉得这样可以吗”。有时，说话过于客套也并不是一件好事。

第107条

不要将截止日期设在休息日刚刚结束的时候。

周一和周五分别是一周的开始和收尾，对于大多数上班族来说，这两天是一周中工作任务最重的两天。正因如此，在这两天中，业务上的联络也会更加频繁。而一些不会体谅别人的人，经常会在周五发来邮件说“请您在下周一前将资料发过来”。

很多人这样说，是希望对方不必着急在当天内回复，可以用周末来缓冲一下。然而在对方看来，这样说的意思仿佛是要自己周末继续工作一样，十分令人郁闷。

其他的长假和年假也是一样，有的人自以为是在替对方着想，于是在假期开始前发邮件对对方说“交货的时间可以定在假期结束后”。这样的做法其实完全只是为自己考虑，很容易给对方留下不好的印象。因此，除非实在是事态紧急，否则最好不要将截止日期定在假期刚刚结束的时候。

在这种情况下，最好的做法是绕开假期，直接要求对方“在三个工作日内回复”即可。

同时在邮件的最后，可以再加上一句“如果时间安排上有什么问题，请随时与我联络”，这样会显得更加周到一些。如此一来，对方就能够更加愉快地答应你的要求，也会更愿意与你继续展开合作。

第108条