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12 社交软件和邮件（第2页）

“您能理解吗”有一种看不起别人的感觉。

当对方发来询问或是确认的邮件时，我们通常需要写一封邮件来回复对方。此时，大家会不会在结尾加上一句“您能理解吗”？

特别是当对方遇到不懂的问题或者困难时，用“这样您能理解吗”来回复对方其实是非常不礼貌的做法。这句话会让对方感觉自己被瞧不起，从而心生不快。同时，这样的问法其实属于本书第15页提到的“封闭式问题”，只能用“是”或“否”来回答，所以大家还是尽量避开为好。

此时，最好将邮件的结尾改成“如果我们的解释还是不够清楚，导致您有什么不明白的地方，请您随时联系我们”。这样就相当于是告诉对方“如果有不懂的地方可以随时来问”，会让对方感觉更加安心。同时，在这里还用“如果我们的解释不够清楚”这句话先将责任揽到了自己的身上，这样也会让对方更容易接受一些。

在此之后，如果对方回信说“我明白了，谢谢你的说明”的话，我们可以再回复说“这都是我应该做的”或者“很高兴为您效劳”。此时一定不要用“那就好”来回复对方。“好”与“坏”这样的词相当于是在评价对方，大家一定要注意避开。

第109条

“以防万一”听起来像是一种挖苦。

有时，为了让今后的工作能够顺利进行，需要事先就相关事务向对方进行说明。我们在对别人进行指导时，很容易在不经意间表现出居高临下的态度，所以大家在选择用词的时候，一定要多加注意。

比如，“为了防止今后出现问题”这句话听上去就像是一种恐吓，很容易给人留下盛气凌人的印象。这句话背后的意思其实是“为了让你今后好好工作，我现在会对工作的内容进行说明，你可一定要好好听”。这种半强迫式的发言很容易给对方带来压力，令听者感到不快。

当我们出于工作需要，不得不向对方详细介绍公司的软件系统或者业务流程时，可以用“为了方便您参考”作为邮件的开场白，这样听起来语气就会柔和很多。

在对相关事项进行说明后，可以再加上一句礼貌的结语，比如“希望以上说明能够给您带来帮助，感谢您的支持与配合”。这样一来，对方就会感觉自己受到了尊重，从而更愿意接受你的指导。大家在与人交流的过程中，一定不要忘记多照顾对方的感受，给予对方应有的尊重。

第110条

即使是第一次给对方发邮件，也不必过分拘谨。

有的人在第一次给别人发邮件时会显得过分拘谨，不停地向对方道歉，比如“突然发邮件打扰您，实在非常抱歉”，或者“很抱歉突然打扰您，请您原谅我的冒昧”。

然而，如果是因为工作上的事情联络对方，其实并不是做了什么错事。相反，很多人对这种跟新业务有关的邮件很有兴趣。因此，在这种情况下其实完全没有必要过度拘谨、卑躬屈膝。这样的态度有时会让对方感到很有压力，甚至可能会带来反效果。

不过，如果是在清晨或者深夜给对方发邮件的话，最好先在开头加上一句道歉，比如“很抱歉这么晚打扰您”，这样会显得更礼貌一些，也可以消除对方的警戒心。在大多数情况下，一句简单的“不好意思突然打扰您”就已经足够了。

另一方面，站在相反的立场上，很多人在拒绝别人的工作委托时，会写很长的邮件向对方表达歉意。在他们看来，自己好不容易得到了工作机会，却只能婉拒，实在心有不甘，仿佛是做了一件天大的错事。凡事都要适度为好，这样的过度反应，只会让对方感到更加不知所措。

第111条

“请您事先知晓”会给人一种高高在上的感觉。

在给客户写邮件时，如果用“请您事先知晓”来结尾，会给人留下很不礼貌的印象。这样的说法其实是在对对方做出指示，要求对方先将邮件中的内容确认清楚后再展开具体合作，会给人一种高高在上的感觉。

比如，有人会在邮件中说“如果出现特殊情况，我们可能会对本次研讨会的日程安排做出调整，请您事先知晓”，或者“暑假期间我们将无法及时对您做出回复，请您事先知晓”。如果是顾客或者其他地位更高的人收到这样的邮件，很可能会感到不快，心想“凭什么要我们去适应你们的安排”。

如果想要避免给他人留下不礼貌的印象，让对方能够理解并接受自己的安排，一定要注意在邮件中放低自己的姿态。

比如我们可以将邮件的结尾改成“给您造成不便，我们深感抱歉”或者“希望能得到您的理解”，这样语气就会更柔和一些。

当我们想要得到对方的理解时，一定要给予对方应有的尊重。大家要时刻注意在邮件中使用更加礼貌的表达方式。

第112条

对客户或是上司说“我知道了”会有些不礼貌。

“我知道了”是一句非常实用的答复。除了邮件中的交流以外，聊天软件上也有很多“我知道了”的表情包，相信很多人都经常会用到。这句话通常用来表示自己理解了对方的意思，在大多数情况下并不会给对方带来不快感。

但是大家需要注意的是，工作中的邮件和日常聊天完全是两码事。

在与下属、后辈或是同事联络时，用“我知道了”并不会有什么问题。然而如果对上司或是客户这么说，很容易给对方留下不礼貌的印象。

在回复上司的指示或者客户的要求时，最好使用“我明白您的意思了”或者“我懂您的意思了”这种比较郑重的说法，这样才能表示出对对方的尊敬。

“明白”可以表示我们完全理解了对方的意思。当我们需要表达对对方的尊敬时，最好使用尊称“您”。“我懂您的意思了”则比“我懂了”要显得更加谦逊一些，在面对上司或前辈时使用也没有问题。

在回复工作上的邮件时，一定不要用和平时在网上聊天一样的态度。

第113条

在信件的结尾使用比较积极向上的词，会给人留下更好的印象。

如果我们希望让自己写的邮件读起来更舒服一些，一定要尽量避免使用负面词汇。

日本自古以来就有“言灵”的说法，人们认为言语中也寄宿着灵魂。因此，在邮件中多使用肯定、积极的词语，会给人留下更好的印象。

然而，有些人在寒冬时节会在邮件结尾处写道“寒风凛冽，请您多注意身体，不要感冒”，到了夏天，又会告诉对方“天气炎热，请注意不要中暑”。

对于一个身体健康的人来说，无缘无故被人这样担心，心里多少会有些不舒服。而对于身体真的不太舒服的人来说，看到这样的话只会变得更加消沉而已。大家在祝别人幸福时，一定不会特意拐弯抹角地说“祝您不要不幸”吧？此时，如果换一种说法，将邮件的结尾改成“最近突然降温，希望您身体健康”的话就会积极很多，对方读起来也会更舒服一些。或者我们也可以不特意去提身体状况，用一句“期待与您的下次见面”来结尾，也会令对方感到愉快。

在写邮件时，一定要多想一想对方读后的感受。