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Part3 合理规划 做事一定要直达目的（第4页）

“待做事项表”有一项很大的缺点，是我们通常会根据事情的紧急性来编定。它包括需要立刻加以注意的事项，其中有些事项重要，有些并不重要。它通常不包括重要却不紧急的事项，诸如你要完成但没有人催促你的长远计划和重要的事项。

因此，在列出每天“待做事项表”时，你一定要花一些时间来审阅你的“目标表”，看看你现在所做的事情，是不是真正可以使你更接近最终目标。

在一天结束的时候，你很可能没有做完“待做事项表”上面的事项，但是你不要因此而烦心。如果你已经按照优先次序做了，就已经完成了重要的事情，而这正是时间管理所要求的。

如果你发现你把一项工作从今天的表上转列到明天的表上，且不只是一两次，它可能是次优先事项，但也可能是你在拖延。这时，你就不要再拖延下去，要承认自己是在打马虎眼，并且想出处理这件事情的办法。

最好的办法是在下班前几分钟，拟定第二天上午的工作计划表。这是做有效的时间管理计划时最常用的方法。如果拖延到第二天上午再列工作计划表，就容易草率，因为那时已经有工作的压力，工作表上所列的常常只会是紧急事项，而不是重要事项。

一步步地推进你的计划

制订了计划，就要把计划付诸实践，就需要一步步地去推进。

1．合理分配你的精力。

在研究过你的职责、理想的优先等级后，开始决定你将对每一项目花多少时间。这个计划要求你先用心做最重要的职责工作，然后利用剩下的时间去做那些较不重要的事。这样的计划能让你自我控制时间，并帮助你成就更多的事，而不让你的工作时间被琐事和毫不相关的客户所占据。下面我们来看一下如何写这样的计划。

步骤一：轻松地再做一次。

调查你所优先选择的事、潜力和所需的时间。然后，每个月写下你愿意花的时间。

步骤二：立即做调查。

确认你对职责分配的时间等于你每个月应负责的时间。在这方面，你有必要做个调整。依据所需的时间，尽可能地用心，以期在最好的机会和最重要的职责上有所进展。

最好的方式是采取适当的分配。这就像以最经济的方式开车一样，到后来，你能省下不少的汽油。而最后，适当地让你更快地朝目标迈进。你所做的分配越完善，你将越有效率。

步骤三：以后的调整。

让那些比较不重要的事越少越好。由于新方法产生有效的影响，你在每个月里将会有更多的时间，而且无需加班。可是，在它们未发生作用前就计算，是不太适宜的。相对地，在你能行使职权时，不妨调整你原先所做的分配。

2．一股劲儿地工作。

现在，你已拟出应负主要职责的计划，你可以心无旁鹜地采取行动。我们理解心智的持续专注是提升效率的关键，因此，在你觉得最有能力时，该把你大部分的精力用在主要的职责上。而最有效的方式就是建立时间表，定时、定量地把精力放在这些事情上。

步骤一：不间断地工作。

至少把一个星期后的事，在月历上做个记号。画圈号表示你对每项职责的分配。如果你无法一次完成一件职责，那么你最好毫无间断地把大部分的工作做好，并把剩下的事集中在一起，直到做完为止。然后再接下去做另一项工作。

比如说，假使你的主要职责包括三个有关顾客的重要计划，以及每个星期最少花两个小时读书和思考。你可以安排一周的时间毫不间断地完成一项计划，再做其他的，那么你便可以在时间表里加上一些较不要紧的事。

这表上留有给你去处理琐事和例行公事的时间。更重要的是，要把重要的职责记在表上和你的心里。表上再也没有琐事、干扰和所谓的“急事”耗费你太多的精神和能力。

步骤二：不改动原则。

这个预定好而不间断的工作时间，可帮助你在时间截止前把重要事情做好。有了这个方法，你将能维持一个工作流程，并避免草草结束。

可是，你也不一定能得到这些好处，除非你照这方式去做，不管任何干扰、耽搁和反对，都不变更原时间表。

在你晚上离开办公室前，做好明天的时间表。如果你想获得更好的效果，想想你若没有完成明天的计划表，那么今天的事就不算全部做完。制订严格的标准，你将很快就能看到成果：控制自己的时间，压力减小，做事较顺心，而每天做的事也多了。

在你专心于某一特别的计划时，试着不要为别的事分心。禁止他人打扰，并严格限制电话和朋友来访。如果你真正关心事情的话，别人是会谅解的。可是，假使你常常破例的话，他们也会跟着做的。为了补偿你的不便，不妨在某些时间内让自己自由些。要是你能在头几天拒绝别人的干扰，就可以开始享受到你常盼望的自在和效率，这将提高你的兴趣，并帮你发挥更大的意志力去拒绝干扰。

步骤三：评估你的表现。

在月底时，自我反省一下：看看自己是否朝目标迈进了，看看自己是否用心在做，还是时做时停；拿目前的工作方式去核对你的结果和成就，是否合于要求。

3．紧密地注意你的进展。

你越密切地注意自己的进展，你的进展也就越大。就像一个节俭的人要比挥霍成性的人更能省钱一样，而不是人们所说的“心急水不沸”的情形。一个密切注意自己做事的人要比一个从不注意自己做事的人成就更大。

要把这个方法付诸行动，不妨对自己的努力做个记录。把你所做的事情详细记下来，依其性质分类，分配注意力。试着去把付出的精力和所得作一比较。每天及每周的工作、活动和琐事都这么做，设计方法和技巧，让这监督的程度更简单、方便些。未来三个月内，仍继续注意你的努力和成果，并看看所发生的改变。

时间表对这些作为说明当然有用。可是，不管你用不用时间表，你可以或应该常常想想你花的心血和成果。

比如说，每当你初步决定做时，要这么问自己：“我所忙的目标有没有价值？我是不是有更具价值的目标呢？”当心里有困扰时，你可以常常这么问自己。而你该用一种以目标和职责的整体感想，去回答这些问题。这也就是它是那么重要的原因。

如果你花时间去把对现在或过去表现的满意感记在心头的话，你将很快地就注意到改变，这是很自然的。你将开始有心去放弃较不重要的计划。你将发展出第六感，让你感觉出目前最重要的工作。靠着你的价值观，你将改变原有的方式而形成另一种新方式，工作更有效率，并且成就更多。